Produkcja wydarzeń krok po kroku

Organizacja wydarzenia na dużą skalę w oficjalnej formie to nie lada wyzwanie. Wszystko musi być przemyślane i zaplanowane na najwyższym poziomie, by nie okazać się klapą w ostatecznym rozliczeniu. Jednak budżet także ogranicza możliwości oczarowania gości. Jak, zatem zaplanować wydarzenie z rozmachem i w zgodzie z budżetem?

Podstawy

Dobry plan to podstawa. Musimy znać szczegóły wydarzenia — datę, grupę docelową, cel wydarzenia, ilość osób i budżet. Znaczenia ma także charakter wydarzenia. Inaczej organizowane będzie kameralne spotkanie firmowe, a inaczej aukcja charytatywna.

Gastronomia

Wydarzenia i imprezy bez strefy gastronomicznej są wybrakowane. W końcu, czy kojarzymy jakiś festiwal, imprezę plenerową, koncert czy konferencję bez zaplecza gastronomicznego? Raczej nie. Jednak catering powinien być dobrany odpowiednio do rodzaju wydarzenia oraz tak, by pasował gościom. Najlepiej, gdy jest zróżnicowany smakowo, bo nigdy nie wiadomo czy nie trafią się wegetarianie, weganie lub alergicy wśród gości.

Promocja

Wydarzenie, które ma przyciągnąć dużą liczbę gości musi być promowane. Promocja w dzisiejszych czasach powinna być nowoczesna i korzystać z dostępnych technologii, jak Internet i telewizja. Reklamowanie wydarzenia w social mediach i stworzenie kampanii marketingowej w sieci pozwoli na uzyskanie szerokiego rozgłosu. Najlepiej wynająć do tego profesjonalną firmę, gdyż źle przygotowany pr i content może jedynie zaszkodzić wydarzeniu. Jedną z firm, które zajmują się organizacją wydarzeń i jednocześnie ich promocją jest www.szok.biz. W ofercie mają kampanie na social mediach, w Google Ad Words, a także tradycyjne metody promocji — reklamowe bilbordy, plakaty czy ulotki.

Wystrój

Pierwsze, co rzuca się w oczy na wydarzeniu to wystrój. Najlepiej, jeśli jest on właściwy dla rodzaju wydarzenia. Oficjalne spotkanie biznesowe powinno być klasyczne i eleganckie, a koncert raczej użytkowy i logiczny w kwestii przestrzeni. Jeżeli wynajmujemy miejsce, które nie zapewnia odpowiednich warunków i asortymentu to możemy wypożyczyć takowy od firmy organizacyjnej, np. ze strony www.szok.biz.

Organizacja wydarzenia nie jest łatwa, jeśli chcemy by okazało się ono sukcesem. Jednak można sobie ułatwić sprawę przez skorzystanie z usług profesjonalistów.